Mail Processer メープロ

　メープロは、CGIなどで構成された、メールフォームやショッピングサイトなどのWEBサイトから、メール送信された各種情報を自動的に受信し、データベース化するためのWindows用ソフトです。

　個人の「感想を送ってください」から、商用サイトの注文・発注、果ては買い物カゴシステムを使ったショッピングサイトにいたるまで、インターネットには様々な自動情報収集システムがあります。そうったシステムの多くは、HTMLのフォームから送信された情報をCGIなどを通じて処理し、電子メールで通知する仕組みですが、それらのメールを受け取る側の担当者がOutlookなどの普通のメールソフトを用いている場合、通常のメールに紛れている該当メールを人の手でいちいち選別し、情報をデータベースにカット＆ペーストしなくてはなりません。通常１注文（発注or感想 etc..）あたり一通のメールが届きますから、例えば１日に100回の注文があるオンラインショッピングサイトであれば、毎日１００通ものメールを処理しなければならなくなります。これでは自動システムの価値が下がりますし、手間やコストもかかってしまうでしょう。

　そこでこのソフトは、この仕事を自動的に行うために開発されました。一旦メールの形式を合わせ、設定さえしておけば、ボタン一つで該当するメールだけ受信し、データベースに追加していってくれます。データベースはCSV（カンマ区切り）といわれるオーソドックスなもので、好きな部分を切り取ってファイルとして保存すれば、Excel、Accessなどのアプリケーションで直ちに再利用することが可能です。

　他にも同様の機能を持つソフトはありますが、本ソフトの特徴は、なによりもフリーウェアであること、そして、パソコン初心者の担当者や忙しい経営者の方でも簡単に利用出来るように、余計な機能は一切実装せず、極めてシンプルで理解しやすいソフトになっていることです。最近はさまざまなシステムが開発されていますが、この程度の仕組みでも十分実用に耐えると思います。

　付加的な要素としては、Perl-CGIを使って簡単な注文フォームをサイトに設置し、このソフトと連携させるための即実用可能なサンプルや、既製のフリーのCGIプログラムに本ソフトを対応させるための改造方法などが同梱されています。

　メイン画面は、起動直後に表示される、文字通りの画面です。一番上にあるのはメニューで、それら個々の機能についてそれぞれ後述してゆきます。その下にあるのはスピードボタンで、メニューと同じ機能ですが、簡単に実行出来るように設置されています。（ボタンの対応についてはカーソルを合わせると出現する説明を参照して下さい。）

　一番大きな、表計算ソフト状の部分は、データベース表示部分です。以下の例では注文メールを12通うけとった場合を想定しています。一番上の行にはフィールド（項目）名が書いてありますが、固定で挿入される「受信時刻」と「ユニークID」以外のフィールドは、ユーザのデータベース構造に応じて当然、変化します。

　メールサーバに接続し、形式の該当する新規メールのみを受信します。受信したメールは設定によってサーバから削除するようにも、残すようにも設定することが出来ます。メールはフィールド（項目）ごとにデータベース化され、ファイルに保存されると共に、表計算状のグリッドに順次追加されてゆきます。

　データベースは、スクロールバーを使って全て閲覧することが出来ます。もし列の幅が狭すぎてデータが途切れてしまっている場合は、Excelなどの表計算ソフトでよくあるように、フィールド（項目）名の書いてある行の、列と列との境界線をドラッグすることにより、列の間隔を広げることが出来ます。

　なお当然の事ながら、新規メールの取得を行う場合はインターネットに接続できる状態にしておいてください。また接続設定が完了していない段階でこの処理を行おうとすると、設定ダイアログが表示されます。

　表示されているデータベースは、Excelなどの表計算ソフトと同じように、対象範囲の左上のセル（１マス）から右下のセルを、端から端までクリック＆ドラッグすることにより、一部のセルだけを選択することが出来ます。選択された範囲は黒っぽく反転表示され、次回で示す保存などの処理の対象になります。

　この機能を実行すると、全てのセルを選択された状態にします。例えば、データベースの内容を全て保存したい場合は、これを実行したのち、「選択されたセルをCSVで保存」すればいいわけです。

　この機能を実行すると、選択されたセルを、CSV形式で指定したファイルに保存することができます。CSV形式とは、カンマ区切りデータベースのことで、メモ帳などでも開ける通常のテキストファイルですが、これでも立派なデータベースです。実際にExcelなどほとんどの表計算、データベースソフトで開く又はインポートし、利用することが出来ます。

　なおExcelがインストールしてある場合、保存したファイルのアイコンをエクスプローラなどでダブルクリックするだけでExcelが起動し、読みこんでくれます。

　ブラウザを開いて本ソフトのWEBサイトにアクセスします。

　ここではソフトの動作を設定します。使い始める前に必ず一通りの設定を行ってください。（といっても少ないのですぐ済むと思います。）一度設定された内容はINIファイルに保存され、次回起動時も有効です。

　大別して接続設定と処理メール設定に分かれています。上部のインデックスの部分をクリックすると切替えることが出来ます。

　設定完了後は「設定完了」を押し、メイン画面に戻ってください。

　受信用メールサーバの設定です。必ず設定して下さい。使っているメールソフトと同じ設定にすればOKです。良く分からない方はネットワーク管理者またはプロバイダに問い合わせてください。

　受信用メールサーバのポートです。通常はデフォルトの110でOKです。

　受信用メールサーバのユーザIDです。必ず設定して下さい。使っているメールソフトと同じ設定にすればOKです。良く分からない方はネットワーク管理者またはプロバイダに問い合わせてください。

　受信用メールサーバのパスワードです。必ず設定して下さい。使っているメールソフトと同じ設定にすればOKです。良く分からない方はネットワーク管理者またはプロバイダに問い合わせてください。

　なお他と同様、パスワードもMaiPro.iniに保存されますので、管理には十分注意してください。（ただし他の人が簡単に読めないように暗号化を行っています。）

　このソフトはメールボックスから該当するメールだけを受信しますが、その判別に使われるのがここで指定したヘッダです。デフォルトはX-MAIPRO: defaultですが、ヘッダ内のデータであればどんな行も指定できます。例えば題名で反応させたい場合はSUBJECT: ORDERMAILなどとすればいでしょう。いずれにしろ、この部分の文字列が合致したメールでないと読みこみませんのでご注意ください。また当然、このヘッダを付加されたメールを送信するよう、CGIなど、WEBシステム側のプログラムを修正する必要があります。（簡単な修正です。）

　もしCGIやメールヘッダなどの意味が良く分からない方は、「例」ボタンを押すと表示されるサンプルや、このドキュメントの４及び５を参照の上、WEBシステムの担当者に相談してください。

　なお、メールアカウントを通常のメールと共用している場合、「にせ発注」などのいたずら防止のため、ここで設定した文字列は秘密した方がよいでしょう。

　このドキュメントの４でも説明しているように、このソフトで処理するためには、メールによって送信されたデータは本文内に項目名とデータの対の形で1行ずつ、列挙される必要がありますが、その項目名とデータ名を分けるために使用する記号をここで指定します。半角英数で、項目名やデータ部分で絶対に使用しない記号が適当でしょう。ちなみにデフォルトは:（コロン）です。

　ここで指定した区切り文字がどのように反映されるか分からない場合は、「例」を押してみてください。

　頻繁に注文がくるというサイトの場合、いちいちメール確認ボタンを押すのは面倒ですので、自動受信を設定しておきましょう。ここに時間を分単位で入力しておけば、その間隔で自動的にメール受信処理を行ってくれます。間隔は1～9999（分）まで指定できますが、あまり短いと受信中に次の受信処理が来てしまう恐れがあるので注意しましょう。

　受信したメールをサーバのメールボックスから削除するかの設定です。あまりメールボックスにメールを溜めると良くないので、削除することが望ましいですが、ソフトがちゃんと動作するか確かめるまでは、削除しないように設定した方が無難でしょう。

　なお削除しない設定にしておいた場合、本ソフトで受信した後に他のメールソフトで受信すると、メールをそのままの状態で再受信することができます。（ただしその間に新しいメールが来ていると先に取りこまれてしまうので、間隔を開けないように注意しましょう。）

　この部分は初心者の方には難しいかもしれないので、良く分からない場合はWEBサイトの担当の方に見せてください。

　３－２－１でも触れましたが、本ソフトでメールを正しく処理するには、WEBサイトのCGIなど、メールを送信する側の形式を本ソフトに合わせなければなりません。以下に正しいメールの例を示します。なおこれは３－２－１で設定するヘッダがX-MAIPRO: default、３－２－２で設定する区切り文字が:（コロン）の場合の例です。オンライン・ショッピングサイトで醤油11本が注文された場合を想定しています。　:-)

Subject: 商品ご注文
From: xxx@xxx.xxx
To: yyy@yyy.yyy
X-MAIPRO: default
Date: Mon, 10 Sep 2001 11:43:30 +0900
MIME-Version: 1.0
Content-Type: text/plain; charset=iso-2022-jp

品名:薄口しょうゆ
数量:11
住所（〒）:222-2222
住所（県名）:神奈川
住所（その他）:横浜市港南区1265-17-217
電話番号:045-000-0000
配達指定:夜間
%:このコメント行（パーセントとコロン）は処理されません。

　中ほどに１行開いていますが、これが重要で、これより上の部分をヘッダといいます。通常のメールソフトではこのヘッダは見えないことが多いですが、どの電子メールにも必ずついています。ここで重要なのは、４行目のX-MAIPRO: defaultという記述です。つまり、３－２－１で設定したヘッダを反応させるようにしているわけです。本ソフトはヘッダ内のどこかに３－２－１で設定した行があると、これを受信対象とし、なければ読み飛ばしてしまいます。

　空白行の下の部分がいわゆる本文です。ここでは、３－２－２で設定した区切り文字は:（コロン）なので、必ず、「フィールド名:データ」という形で各行に記述してゆきます。１行内に２つのフィールドを書いたり、メール毎にフィールドがある行が異なっていたりすると当然、データがずれてしまうので注意して下さい。（特にデータが無い場合は記述しないような仕様の場合、メールフォームを修正する必要があります。）この例でいえば、本文の１行目には品名、２行目には数量、３行目には住所（〒）......というふうに決め、全ての注文メールがこの形式におさまるようにします。

　形式を決めたら、それを反映させるために、WEB側のプログラムを修正します。（ほとんどの場合、メールを作成する部分を形式に合わせるだけで済むでしょう。）３－２－１で設定したヘッダや３－２－２で設定した区切り文字に適合した記述を忘れないようにしましょう。

　なお、ショッピングサイトとメールフォームを設置している、複数のショッピングサイトを運営しているなど、場合によっては、異なった形式のメールを処理したいという場合もあるかと思います。その場合は、本ソフトをそれぞれの設定に合わせて別々のフォルダにインストールし、適切な名前のショートカットを作って使い分ければ実現可能です。（３－２－１で設定するヘッダをそれぞれ違ったものにするのを忘れないで下さい。）

　また、形式が変った場合などで、データベースを初期化したい場合もあると思います。本ソフトは自動的にフィールド名を最新にする機能があるので、そのまま使いつづけても支障ありませんが、古いデータがあると差し支えるという場合は、一旦再インストールするのが一番手っ取り早くて確実です。

　抽象的な説明だけではわかりにくいので、実際に本ソフトに対応した、WEB上の注文フォームを作成してみました。以下に設置・運用手順を示しますので、PerlのCGIが使えるWEBスペースをお持ちの方は試してみてください。

同梱のsample.cgiをメモ帳などで開き、指示に従って修正します。

修正したsample.cgiをFTPなどで同梱のcgi-lib.pl、jcode.plとともに転送し、パーミッションをsample.cgiには755、残りの２つには644に設定します。

（サーバーエラーが出た場合は設定を確認してください。）

表示されたフォームに適当に入力し、何通か「送信」してみてください。

（サーバーエラーが出た場合は設定を確認してください。）

（sample.plで合わせてあるので３－２－１や３－２－２の設定はデフォルトのままでOKです。）

「接続」メニューより、「新規メール取得」を実行します。

（エラーが出た場合や、受信しない場合は設定を確認してください。）

正常に受信されたら、内容を確認したあと、「データ処理」メニューより「全て選択」を行い、セルを全て選択した後、「データ処理」メニューより「選択されたセルをCSVで保存」を実行し、適当なファイルに保存します。

保存したファイルをメモ帳などで開いて見ましょう。もしExcelなどのデータベース関連アプリケーションがインストールしてある場合は、ファイルのアイコンをエクスプローラでダブルクリックして実行するか、アプリケーション側で開く、又はインポートして見て下さい。

本ソフトを一旦終了させ、再起動して、データベースが保持されていることを確認します。

　本ソフトの使用を検討されている方の中には、既にWEBサイト上でシステムを運用している方や、よくWEB上に出まわっているフリーのCGIショッピングシステム（バスケット・カゴ）や、メールフォームを利用したいと考えている方もおられるかと思います。

　そういった場合でも、４を参照の上、送信するメールの形式をあわせさえすれば、比較的簡単に本ソフトに対応したシステムにすることが可能です。

　完成品としての本ソフト（本体、ドキュメント、WEB他関連する全ての構成要素。ただしcgi-lib.pl、jcode.plはのぞく。）に関する、著作権をはじめとしたあらゆる権利は、作成者であるlol SYSTEMS(Hiroyuki Katayama)が全て所有しています。

　このプログラムの使用によって生じた損害等についての一切の責任を作者は負いません。（しかしながら、これはバグや要望に対する作成者としての前向きな対処まで放棄するものではありません。）

　本ソフトはフリーウェアです。ユーザは商用、非商用問わず、常識の範囲内で自由に使用することができます。ただし、逆コンパイル、改造、再販売など、lol SYSTEMSの利益を損なう恐れのある行為はこれを禁じます。

　WEBサイトや雑誌などで本ソフトを不特定多数向けに転載・再配布する際は、事前連絡をお願いしております。また原則としてlol SYSTEMSが配布しているアーカイブ以外の形態でこれを行うことは認められません。

　　　お問い合わせの際はソフト名を明記して下さるようお願いします。